Usein kysytyt kysymykset

Kyllä. Työnhakijoiden taustatarkistus on laillista Norjassa, kun käsittelyllä on pätevä oikeusperuste GDPR:n mukaan, hakija on informoitu etukäteen ja tarkistukset ovat relevantteja täytettävän tehtävän kannalta.

Tarkistuksen tilaava työnantaja on rekisterinpitäjä. Right Person AS on henkilötietojen käsittelijä ja suorittaa tarkistukset työnantajan puolesta. Puitteet on kuvattu taustatarkistuksen suostumusasiakirjassa.

Oikeusperuste ei ole sama kaikissa maissa, joissa toimimme, ja se on syytä huomioida.

• Norja – käsittely perustuu hakijan vapaaehtoiseen suostumukseen, GDPR 6(1)(a). Tietyt tarkastukset, kuten rikosrekisteriote, voivat lisäksi olla lakisääteisiä.
• Ruotsi – käsittely perustuu intressipunnintaan, GDPR 6(1)(f), ei suostumukseen. Rikkomuksia koskevien tietojen käsittelyyn vaaditaan lisäksi IMY:n lupa GDPR 10 artiklan mukaisesti.

Tietyt tarkistukset vaativat oman oikeusperustan maasta riippumatta. Luottotarkistuksen voi tilata vain, jos työnantaja on arvioinut ja dokumentoinut erityisen käsittelyperusteen GDPR:n artiklan 6(1) mukaisesti.

Rikosrekisteriote voidaan pyytää vain, jos laki tai asetus antaa siihen oikeuden – tyypillisesti päiväkodeissa, kouluissa, sosiaali- ja terveyspalveluissa sekä osassa vapaaehtoistoimintaa. Työnantaja ei siis voi pyytää rikosrekisteriotetta vain siksi, että se tuntuu rauhoittavalta.

Ehdokas hakee todistuksen itse poliisista ja esittää sen; todistus säilytetään ehdokkaalla, ei työnantajalla. Katso politiattest, miten tarkoituskirje ja hankinta toimivat käytännössä.

Emme suorita tarkistuksia ilman oikeusperustaa, emmekä hae yksityistä tietoa suljetuista lähteistä. Avoin lähdehaku käyttää vain julkisesti saatavilla olevia ja toimituksellisia lähteitä.

Luottotarkistus vaatii työnantajalta erityisen käsittelyperusteen, ja rikosrekisteriote vaatii lakisääteisen perusteen tehtävään. Jos kumpaakaan ei ole, tarkistusta ei voi tilata.

Kyllä, milloin tahansa. Jos hakija peruuttaa suostumuksensa tarkistuksen käynnistyttyä, keskeytämme kaiken jatkokäsittelyn ja poistamme tiedot järjestelmistämme, lukuun ottamatta sitä, mitä olemme lain mukaan velvollisia säilyttämään dokumentaationa siitä, että tarkistus suoritettiin.

Jos raportti on jo jaettu työnantajalle, jatkokäsittely on työnantajan vastuulla. Peruutuspyynnöt lähetetään osoitteeseen legal@rightperson.com.

Se riippuu siitä, mitä tarkistuksia tilaukseen kuuluu. Henkilöllisyyden tarkistus ja muut automatisoidut haut valmistuvat minuuteissa. Norjalaiset tutkinnot varmennetaan automaattisesti todistusportaalista, myös minuuteissa.

Tarkistukset, jotka edellyttävät kolmannen osapuolen vastausta, kestävät pidempään – aiempien työsuhteiden varmentaminen, digitaalinen suosittelutarkistus ja rikosrekisteriote riippuvat siitä, että työnantaja, suosittelija tai poliisi vastaa. Hakijaa seurataan automaattisesti, kunnes kaikki on valmista.

BankID:llä. Ehdokas todentaa itsensä, ja tulos tarkistetaan väestötietojärjestelmästä. Tämä luo jäljitettävän ketjun, joka yhdistää koko tarkastuksen vahvistettuun henkilöön.

Hakijoille, joilla ei ole BankID-tunnistautumista, henkilöllisyyden tarkistus suoritetaan asiakirjojen todentamisella kolmannen osapuolen henkilöllisyyden tarkistuspalvelun kautta.

Viralliset rekisterit, avoimet lähteet ja tarkistetut kolmannen osapuolen toimittajat – muun muassa väestörekisteri, todistusportaali, yritysrekisterit, palkkatietorekisteri ja poliisi, riippuen tilatuista tarkistuksista.

Automatisoituja hakuja käytetään aina kun mahdollista, mutta löydökset tarkistetaan manuaalisesti ennen raportointia. Jos tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, se tapahtuu hyväksyttyjen siirtomekanismien kautta.

Kyllä. Usean maan koulutukset varmennetaan automaattisesti, joten kansainväliset ehdokkaat käsitellään yhtä nopeasti kuin norjalaiset. Ulkomaiset työsuhteet vahvistetaan suoralla yhteydellä työnantajaan.

Tarkistus yhteys muihin maihin kartoittaa oleskelut ja suhteet Norjan ulkopuolella, kun tehtävä sitä edellyttää.

Norja, Ruotsi, Tanska ja Suomi. Tarkistusluettelo ja oikeusperusta vaihtelevat maiden välillä – katso hinnoista, mitä kukin markkina sisältää.

Maksat krediiteillä, ja jokainen tarkistus maksaa kiinteän määrän krediittejä tehtävästä, ajankohdasta tai määrästä riippumatta. Yksi krediitti vastaa 10 kr, ja hinta per krediitti laskee mitä enemmän ostat.

Norjassa paketti Grunnleggende maksaa 195 krediittiä, Standard 390 ja Utvidet 485. Yksittäisiä tarkistuksia voi tilata erikseen – rikosrekisteriote 12 krediittiä (120 kr), henkilöllisyystarkistus 9 krediittiä (90 kr). Täydellinen hinnasto löytyy sivulta hinnat.

Ei. Ei sitoutumisaikaa, ei kuukausimaksua eikä vähimmäistilausta. Ostat krediittiä ja käytät sitä tarvittaessa kaikissa tarkastustasoissa.

Jos sinulla on suuri volyymi tai tarve omille tarkastustyypeille, teemme räätälöidyn sopimuksen – ota yhteyttä.

Rekisteröit yrityksen itse ja voit lähettää ensimmäisen tarkastuksen samana päivänä. Asennusta ei tarvita, eikä demoa ennen kuin pääset kokeilemaan.

Jos tarvitsette tarkastuksen integroituna HR-järjestelmäänne, se voidaan tehdä jälkikäteen ilman että teidän tarvitsee aloittaa alusta.

Kyllä. Talentech on valinnut Right Personin taustatarkistuskumppanikseen, ja Grade Jobbnorge on yksi järjestelmistä, jotka integroidaan suoraan. Jos käytössäsi on toinen järjestelmä, rakennamme integraation yhdessä kanssasi.

Saatavilla on myös avoin REST API niille, jotka haluavat rakentaa integraation itse – katso integraatiot.

Right Person säilyttää taustatarkastukseen liittyviä tietoja enintään 12 kuukautta Norjassa ja poistaa ne sen jälkeen automaattisesti. Ruotsissa tiedot lainrikkomuksista poistetaan pian arvioinnin jälkeen, viimeistään 70 päivän kuluessa.

Toimittajillamme voi olla omat säilytyskäytäntönsä, mutta he ovat sopimuksellisesti velvollisia käsittelemään tietoja vain ohjeidemme mukaisesti.

Kyllä. Right Personin infrastruktuuri on sertifioitu ISO 9001 (laatu) ja ISO 27001 (tietoturva) -standardien mukaisesti emoyhtiö Skiwo AS:n kautta, ja se on ollut käytössä ja kehityksessä yli kymmenen vuotta.

Tietojenkäsittelysopimus on saatavilla osoitteessa tietojenkäsittelysopimus.

Kyllä. Ehdokas saa etukäteen tietää tarkalleen, mitkä tarkistukset häntä koskevat, ja vahvistaa tämän digitaalisesti ennen kuin mitään tietoja hankitaan.

Ehdokkaalla on oikeus tarkastaa käsittelemämme tiedot, vaatia virheellisten tietojen oikaisua tai poistamista, vastustaa käsittelyä ja tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Right Person on norjalainen automaattisten taustatarkistusten toimittaja työnantajille. Yritys on Right Person AS, y-tunnus 923 004 114, osoite Pilestredet 17, 0164 Oslo.

Right Person AS on osa Skiwo AS -konsernia (y-tunnus 916 636 660). Ruotsalaiset taustatarkistukset toimittaa Manymore AB (org.nr 559398-1599) saman brändin alla. Right Person on Manymoren uusi nimi – sama tuote ja sama tiimi.

Right Personin kanssa prosessi on digitaalinen alusta loppuun. Organisaatio kutsuu hakijan sähköpostilla tai tekstiviestillä. Hakija saa valmiiksi täytetyn tarkoituskirjeen ja hakee rikosrekisteriotetta poliisilta. Kun poliisi on valmis, hakija vastaanottaa otteen Digipostissa, lataa sen ja lataa sen Right Personiin, jossa tarkistamme ja validoimme sen ja säilytämme sen turvallisesti ja käyttöoikeuksin hallittuna - ei hajallaan sähköpostilaatikoissa tai henkilökohtaisilla koneilla. Itse hakemus vie hakijalta tyypillisesti 2–3 minuuttia, ja poliisilla menee yleensä muutama viikko käsittelyyn.

Jos hakijan tulee lähettää rikosrekisteriote perinteisellä tavalla ilman Right Personia, seuran tai työnantajan on laadittava tarkoituskirje, jonka hakija liittää hakemukseen politiet.no-sivustolla tai Postenin kautta. Hakija esittää sitten otteen työnantajalle - itse otetta ei tule tallentaa keskitetysti.

Rikosrekisteriote säilytetään sinulla henkilönä, ei työnantajalla. Jos olet vastaanottanut sen digitaalisesti Digipostin kautta, löydät sen sieltä. Jos olet hukannut paperiotteen, sinun on haettava uusi - Norjan poliisi ei myönnä samaa otetta uudelleen, mutta voit aina pyytää uuden. Muista, että otteen on oltava päivätty viimeisen 3 kuukauden ajalta uutta työsuhteen alkaessa.

Jos olet epävarma siitä, onko otteesi vielä voimassa, ota yhteyttä organisaatioon, joka alun perin sitä pyysi. Sääntö on: jos sinulla on sama tehtävä ja sama vastuualue kuin otteen myöntämishetkellä, se on voimassa.

Right Person tarjoaa yhdeksän tarkistustyyppiä, jotka voidaan tilata erikseen tai pakettina: henkilöllisyyden tarkistus (BankID:n kautta), työhistorian tarkistus, koulutuksen tarkistus, rikosrekisteriote, avoimen lähteen kartoitus, luottotietojen tarkistus, liiketoimintaedut, yhteydet muihin maihin ja erityinen lähdekartoitus.

Kolme pakettia - Perus, Standardi ja Laajennettu - ovat ennalta määriteltyjä yhdistelmiä tyypillisiin rekrytointitarpeisiin. Katso yleiskatsaus kaikista tarkistuksista saadaksesi tietoa siitä, mitä kukin kattaa.

Siirry osoitteeseen rightperson.com/login ja kirjaudu sisään sähköpostilla, jota käytit rekisteröityessäsi. Onko sinulla ollut tili Manymoressa aiemmin? Sama sähköposti toimii edelleen - olemme säilyttäneet kaikki asiakkaat ja historian nimenmuutoksen läpi.

Status kertoo, kuinka pitkällä tarkistus on prosessissa. Tyypillisiä arvoja:

• Kutsu lähetetty - hakija on saanut linkin, mutta ei ole vielä aloittanut.
• Käynnissä - hakija on kirjautunut sisään ja työskentelee hakemuksen parissa.
• Odottaa ulkoista lähdettä - odotamme vastausta Norjan poliisilta, todistusportaalilta, aiemmalta työnantajalta tai vastaavalta.
• Valmis - raportti on valmis ja näkyy hallintapaneelissa.
• Keskeytetty - hakija on vetäytynyt tai suostumus on vanhentunut.

Jos tarkistus on pitkään tilassa "Odottaa", kyse on usein Norjan poliisin käsittelyajasta. Right Person seuraa tilannetta automaattisesti ja ilmoittaa sinulle, jos jotain puuttuu.

Kyllä. Hallintapaneelin listanäkymästä löydät "Tuo"-toiminnon, jossa voit ladata Excel- tai CSV-tiedoston, joka sisältää nimen, sähköpostin, puhelinnumeron ja tehtävätiedot. Right Person lähettää kutsut kaikille hakijoille samassa työnkulussa - hyödyllistä, kun urheiluseura tai organisaatio käsittelee koko kauden kerralla.

Jos sinulla on erittäin paljon hakijoita tai käytät HR-järjestelmiä kuten Talentech tai Grade Jobbnorge, on usein helpompaa yhdistää järjestelmät suoraan integraation kautta - katso integraatiot.

Sähköinen allekirjoitus on saatavilla osana Right Personia ja se voidaan aktivoida hallintapaneelista. Lataat PDF-tiedoston, merkitset mihin se tulee allekirjoittaa ja lähetät vastaanottajalle - joka allekirjoittaa BankID:llä. Allekirjoitettu asiakirja palautetaan täydellisen lokitiedoston kera.

Toiminto on sama palvelu, joka aiemmin oli osa Manymorea. Jos sinulla on kysymyksiä asetusten tai vanhojen mallien osalta, ota yhteyttä asiakaspalveluun.

Tukea ja kysymyksiä aktiivisista tarkistuksista varten: support@rightperson.com.

Myyntiä ja uusia asiakkaita varten: sales@rightperson.com.

Juridisia tai tietosuojaan liittyviä yhteydenottoja varten: legal@rightperson.com (aiemmin privacy@rightperson.com - molemmat osoitteet toimitetaan samalle tiimille).

Osoitteeseen support@manymore.com ja vastaaviin Manymore-osoitteisiin lähetetyt yhteydenotot toimitetaan edelleen. Katso myös yhteystietosivu postiosoitteen ja muiden tietojen osalta.