Bakgrunnssjekk ved ansettelse: slik gjør du det i praksis
Når i rekrutteringsprosessen bør sjekken gjøres, hvem bør sjekkes, hva sier du til kandidaten, og hva gjør du hvis noe ikke stemmer? En praktisk gjennomgang for deg som ansetter.
Bakgrunnssjekk ved ansettelse, bakgrunnssjekk ved rekruttering, bakgrunnssjekk av kandidater — det er samme jobb, og denne guiden dekker hele den. Skal du sjekke noen som allerede jobber hos dere, gjelder andre regler; det står i eget avsnitt lenger ned.
Når i rekrutteringsprosessen bør sjekken gjøres?
Legg sjekken etter siste intervju, når du har bestemt deg, men før tilbudet er endelig.
Gjør du den tidligere, bruker du tid og penger på kandidater du uansett ikke går videre med, og du behandler personopplysninger du ikke trenger. Gjør du den senere, har du allerede bundet deg, og da blir det vanskeligere å ta opp det som må avklares.
Hvem bør sjekkes?
Sjekk den du har bestemt deg for å ansette, ikke hele søkerlisten.
Hvor bred sjekken skal være, avhenger av stillingen og ikke av kandidaten. Skal personen håndtere penger, ha tilgang til sensitive systemer eller jobbe med sårbare mennesker, trenger du å vite mer. Er ansvaret mindre, trenger ikke sjekken være så omfattende.
Før du starter, skriv ned hva du trenger å vite om denne stillingen. Da kan du forklare hvorfor hver enkelt sjekk er med, hvis kandidaten spør.
Er du usikker, gir pakkene våre et sted å starte. Trenger du noe annet, kan du bygge sjekken selv.
Hva sier du til kandidaten?
Si det rett ut, og si det tidlig. At dere gjennomfører bakgrunnssjekk bør komme fram i utlysningen eller i første samtale, ikke som en overraskelse etter at kandidaten har sagt opp jobben sin. Det som ofte skaper uro er å ikke vite hva som sjekkes.
Gjennomføringen er kort: kandidaten får en lenke, ser hvilke sjekker som skal gjøres, samtykker og bekrefter identiteten sin med BankID. Ingenting starter før det er gjort.
I Norge er samtykke det vanligste grunnlaget for bakgrunnssjekk i rekruttering. Nettopp derfor må åpenheten være reell: kandidaten skal vite hvilke sjekker som gjøres før samtykket gis, og kan trekke seg så lenge sjekken pågår.
Samtykke er likevel ikke nok i seg selv. Som arbeidsgiver er du behandlingsansvarlig, og må sørge for at grunnlaget holder for de sjekkene du bestiller. For noen sjekker stiller loven egne krav. Kredittsjekk og politiattest er de tydeligste, og kravene står på sidene om dem. Vi har gått gjennom regelverket i Er bakgrunnssjekk lovlig i Norge?
Hva gjør du med et funn?
Dette er punktet folk er mest usikre på, og prinsippet er enkelt: snakk med kandidaten før du konkluderer.
Et avvik er ikke nødvendigvis diskvalifiserende. Et hull i CV-en kan skyldes studier, foreldrepermisjon, sykdom eller jobbsøking. En periode som ikke lar seg bekrefte kan like gjerne skyldes at en tidligere arbeidsgiver har fusjonert, byttet system eller ikke svarer.
En av analytikerne våre går gjennom hver rapport før den sendes, så det du får er kvalitetssikrede fakta og kandidatens egen forklaring, ikke en maskinelt generert vurdering. Men vi konkluderer ikke for deg. Det er du som avgjør om forholdet er relevant for stillingen, vurderingen må være saklig og knyttet til det stillingen krever, og den bør være den samme uansett hvem kandidaten er.
Kandidaten har rett til å se hva som er registrert, og til å få rettet det som er feil.
Hva skjer med rapporten etterpå?
Tre ting bør være avklart før du bestiller. Hvem internt skal se rapporten? Begrens tilgangen til dem som tar beslutningen. Hvor lenge beholder dere den? Behovet forsvinner når beslutningen er tatt, så sett en frist. Og hva med rapportene til dem som ikke fikk jobben? De har enda kortere levetid.
Hos oss ligger rapporten i plattformen med tilgangsstyring og et revisjonsspor som viser hvem som har sett hva, og når. Data knyttet til bakgrunnssjekken lagres i maksimalt 12 måneder og slettes deretter automatisk.
Bakgrunnssjekk av ansatte som allerede jobber hos dere
Det forekommer, oftest ved intern opprykk eller når en ansatt får tilgang til noe de ikke hadde før. Prinsippene er de samme, men grunnlaget er enda viktigere: en ansatt som blir spurt av sin egen sjef står ikke fritt til å si nei, og et ja gitt under de omstendighetene er tynt å bygge på. Bygg vurderingen på hva den nye rollen krever, og skriv den ned.
Ellers er det konteksten som endrer seg. Dette er en kollega, ikke en fremmed, og prosessen bør forklares tilsvarende grundig.
Før du bestiller
Fem spørsmål du bør kunne svare ja på:
- Har du bestemt hvilken kandidat det gjelder?
- Har du skrevet ned hva du trenger å vite om denne stillingen?
- Har du et grunnlag for hver enkelt sjekk du bestiller?
- Vet kandidaten at sjekken kommer?
- Har du bestemt hvem internt som skal se rapporten, og hvor lenge dere beholder den?
Ofte stilte spørsmål
Når i ansettelsesprosessen bør bakgrunnssjekken gjøres?
Etter at du har bestemt deg for en kandidat, men før tilbudet er endelig. Da slipper du å sjekke kandidater du uansett ikke går videre med, og du har fortsatt mulighet til å stille spørsmål før avtalen signeres. Vi anbefaler å kjøre sjekken samtidig med referansesjekken, så forholder kandidaten seg til én prosess.
Må kandidaten samtykke til bakgrunnssjekk?
Ja. Kandidaten samtykker digitalt før sjekken starter, og ser hvilke sjekker som skal gjennomføres. Uten samtykke starter ingen sjekk. Samtykket skal være informert og frivillig. I Norge er samtykke det vanligste grunnlaget for bakgrunnssjekk i rekruttering, men det er du som arbeidsgiver som er behandlingsansvarlig og må sørge for at grunnlaget holder. For enkelte sjekker, som kredittsjekk og politiattest, stiller loven egne krav i tillegg.
Kan kandidaten si nei?
Ja. Kandidaten kan velge å ikke gå videre, og da blir sjekken ikke gjennomført. Da må du avgjøre om du kan tilby stillingen uten den informasjonen du hadde tenkt å innhente. Er sjekken en forutsetning for stillingen, bør det være sagt tydelig i utlysningen.
Hva gjør jeg hvis sjekken viser et avvik?
Ta det opp med kandidaten før du konkluderer. Et avvik er ikke nødvendigvis diskvalifiserende, et hull i CV-en kan skyldes studier, sykdom eller foreldrepermisjon, og en uklarhet kan skyldes en feil hos en tidligere arbeidsgiver. En av analytikerne våre går gjennom rapporten før den sendes, så du får kvalitetssikrede fakta og kandidatens forklaring. Det er du som vurderer relevansen for stillingen.
Kan jeg gjøre bakgrunnssjekk av eksisterende ansatte?
Det forekommer, for eksempel ved intern opprykk til en stilling med større ansvar. Samme prinsipper gjelder som ved nyansettelse: tydelig formål, og et omfang som står i forhold til rollen. Men du kan ikke bygge sjekken på at den ansatte sa ja. En ansatt som blir spurt av sin egen sjef står ikke fritt til å si nei, så vurderingen må bygge på hva den nye rollen krever.
Hvor lang tid tar en bakgrunnssjekk?
Identitetskontroll og enkle verifiseringer tar minutter. Sjekker som krever svar fra tredjeparter, som verifisering av tidligere arbeidsforhold, tar vanligvis noen dager. Planlegg sjekken deretter, så blir den ikke det som forsinker ansettelsen.
Hva koster en bakgrunnssjekk?
En full pakke koster 1 950, 3 900 eller 4 850 kroner per kandidat avhengig av omfang. Trenger du bare én ting sjekket, koster en identitetssjekk 90 kroner og håndtering av politiattest 120 kroner — selve attesten er gratis fra politiet. Det finnes ingen bindingstid eller minstevolum.
Hva er forskjellen på bakgrunnssjekk ved ansettelse og ved rekruttering?
Ingen. Det er to navn på samme kontroll, gjort på samme tidspunkt: etter at kandidaten er valgt, før tilbudet er endelig. Forskjellen som betyr noe er om personen allerede jobber hos dere, for da kan du ikke bygge sjekken på samtykke.
Hvor mange kandidater bør sjekkes?
Én — den du har bestemt deg for. Å sjekke hele sluttlisten betyr å behandle personopplysninger om folk du ikke skal ansette, og det er vanskelig å begrunne. Unntaket er stillinger der sjekken tar lang tid og du trenger to reelle alternativer.
Klar til å komme i gang?
Right Person gjør bakgrunnssjekk enkelt, digitalt og samtykkebasert.