Bakgrunnssjekken kommer sist i rekrutteringsprosessen

Den siste kontrollen før tilgangen gis

Oktober er Nasjonal sikkerhetsmåned, og årets tema er digital dømmekraft. Sikkerhetsarbeid handler om systemer og passord. Det handler også om hvem som får tilgang til dem. Derfor er bakgrunnssjekken mer enn et steg i rekrutteringen. Den er en del av virksomhetens sikkerhetsarbeid.

I sikkerhetsfaget kalles dette personellsikkerhet. Næringslivets Sikkerhetsråd beskriver det som å håndtere risikoen for at personer med lovlig tilgang til virksomhetens verdier påfører virksomheten skade eller tap. Arbeidet starter før ansettelsen, og bakgrunnssjekken er en del av den første fasen.

En rekrutteringsprosess har flere steg. Stillingen lyses ut, søknadene vurderes, og de mest aktuelle kandidatene inviteres til intervju. Først når én eller noen få finalekandidater står igjen, blir bakgrunnssjekken gjennomført.

Det er en naturlig rekkefølge, fordi opplysninger bare bør innhentes om kandidater som faktisk er aktuelle for stillingen. Plasseringen har likevel en konsekvens. Bakgrunnssjekken kommer på det tidspunktet der tålmodigheten er minst.

I artikkelen Digital dømmekraft begynner før første pålogging skrev vi om hvordan kontrollpunktene i rekrutteringen kan bli en fast rutine. Denne artikkelen handler om hva som skjer med rutinen når tiden er knapp, og om hvem som bør eie den.

Når tiden renner ut

Når bakgrunnssjekken starter, har prosessen ofte pågått i flere uker. Stillingen har stått tom en stund, lederen har bestemt seg, og kandidaten venter på svar. Det eneste som gjenstår før tilbudet kan gis eller oppstarten bekreftes, er bakgrunnssjekken.

Da kan den oppleves som en formalitet som forsinker, og ikke som en kontroll som beskytter. Presset ligger gjerne hos den ansettende lederen, som trenger folk på plass. I denne situasjonen er det fristende å ta snarveier, særlig hvis ingen har avklart på forhånd hva som skal gjelde når tiden ikke strekker til.

Får kandidaten starte før bakgrunnssjekken er ferdig, er det i praksis tatt en beslutning. Oppstartsdatoen ble prioritert foran kontrollen.

Hvem bestemmer hva som skal sjekkes?

En ny medarbeider kan få tilgang til kundedata, økonomi, systemer eller personer i sårbare situasjoner. Hvilke opplysninger det er relevant å bekrefte, avhenger av stillingen og hva den gir tilgang til.

Den vurderingen er en sikkerhetsbeslutning, på samme måte som andre beslutninger om hvem som får tilgang til hva i virksomheten. Den bør derfor gjøres før rekrutteringen starter, og ha en tydelig eier hos dem som har ansvar for rekrutteringen. Er den ikke gjort på forhånd, blir den gjort av den som står midt i prosessen, med finalekandidaten klar og oppstartsdatoen nær.

Vurderingen handler også om personvern. Personvernregelverket krever at det ikke samles inn flere opplysninger enn det som er nødvendig for formålet. En vurdering per stillingstype, gjort i god tid, gjør det enklere å treffe riktig nivå.

NSM peker i samme retning. I grunnprinsippene for personellsikkerhet anbefaler NSM at virksomheter har en sikkerhetsbasert tilnærming til rekruttering, og at de gjør konkrete risikovurderinger før nyansettelser. Bakgrunnsundersøkelser er blant tiltakene som trekkes frem.

Når det ofte haster

Blir bakgrunnssjekken gjennomført med færre kontroller enn planlagt, eller ikke i det hele tatt, er det mer nyttig å spørre hvorfor rutinen ikke holdt enn hvem som sviktet.

Haster det ofte, er det et tegn på at noe i prosessen bør justeres. Når kandidaten er informert om bakgrunnssjekken tidlig, og sjekken startes så snart finalekandidaten er valgt, blir den en del av planen. Da er den ikke lenger det som forsinker ansettelsen. Næringslivets Sikkerhetsråd anbefaler blant annet at det kommer tydelig frem allerede i stillingsannonsen hvis det skal gjennomføres bakgrunnssjekk.

Tre spørsmål de som har ansvar for rekrutteringen bør kunne svare på

1. Hvilke kontroller skal gjennomføres for ulike typer stillinger, og hvem har bestemt det?
2. Hvem kan godkjenne at en kandidat starter før bakgrunnssjekken er ferdig, og blir beslutningen dokumentert?
3. Hvor ofte blir rutinen ikke fulgt, og hvorfor?

Sett ansettelsen på sikkerhetsagendaen

Sikkerhetsmåneden er en god anledning til å se på hvor ansettelsen hører hjemme i virksomhetens sikkerhetsarbeid. Når virksomheten går gjennom risiko, tilganger og rutiner, bør rekrutteringsprosessen være en del av den samme gjennomgangen.

Bakgrunnssjekken er ikke bare et HR-tiltak. Den er en av beslutningene som avgjør hvem som får tilgang til virksomhetens systemer, informasjon og mennesker. Derfor bør den behandles som andre sikkerhetstiltak, med en tydelig eier, faste rutiner og oppfølging.

Virksomheter som er underlagt sikkerhetsloven, har egne krav om sikkerhetsklarering og autorisasjon, og en bakgrunnssjekk erstatter ikke disse. NSMs grunnprinsipper er likevel ment som et utgangspunkt for alle virksomheter.

Slik passer Right Person inn i prosessen

Hvilke kontroller som skal gjennomføres for hvilke stillinger, er en beslutning dere tar. Right Person gjennomfører kontrollene dere har valgt, på samme måte for alle kandidater i samme stilling. Kandidaten får informasjon om bakgrunnssjekken og om hvilke kontroller som gjennomføres. Med den foreløpige rapporten kan dere følge resultatene mens bakgrunnssjekken pågår.

Vil du vite mer om hvordan Right Person kan bli en fast del av rekrutteringsprosessen deres? Ta kontakt med oss.

Kilder

• NSM, Grunnprinsipper for personellsikkerhet, 1.2 Ha en sikkerhetsbasert tilnærming til rekruttering (publisert 2020, oppdatert 2021)
• NSM, Grunnprinsipper for personellsikkerhet, introduksjon
• Næringslivets Sikkerhetsråd, Personellsikkerhet – en kort veileder (2024)