Når ansettelsen skjer på skjerm, blir bakgrunnssjekken viktigere

Når rekrutteringen skjer digitalt

I en digital rekrutteringsprosess lyses stillingen ut og deles på LinkedIn, intervjuene tas på video, og kontrakten signeres elektronisk. Med hjemmekontor kan utstyret sendes hjem til den nyansatte, og noen ganger møtes arbeidsgiver og medarbeider fysisk først etter flere uker, eller aldri.

Det gir fleksibilitet og tilgang til flere kandidater. Samtidig forsvinner mye av den kontrollen som tidligere skjedde av seg selv. Når man møtes ansikt til ansikt, ser man personen, legitimasjonen og hvem som faktisk møter opp. Når alt skjer på skjerm, må den kontrollen gjøres bevisst.

Et eksempel fra Norge

Tidligere i år beskrev PST flere tilfeller der norske virksomheter hadde ansatt det som sannsynlig var nordkoreanske IT-arbeidere i stillinger på hjemmekontor. Kontakten ble i hovedsak etablert via LinkedIn. Kandidatene brukte falske eller stjålne identiteter, og identitetspapirene så ekte ut. De fleste gjorde en tilfredsstillende jobb etter at de var ansatt, så virksomhetene hadde liten grunn til å stille spørsmål ved ansettelsesforholdet. I ettertid har PST likevel pekt på flere uvanlige forhold, også i selve ansettelsesprosessen.

PST peker selv på at saken viser hvordan den økte bruken av hjemmekontor kan utnyttes, og hvor viktig det er at virksomheter verifiserer identitet i nyansettelser.

Verifisering bør også gjelde ansettelsen

I sikkerhetsarbeid er utgangspunktet at ingenting skal stoles på før det er verifisert. En ny datamaskin må registreres før den får koble seg til nettverket. En ny leverandør blir vurdert før avtalen signeres. Virksomheter som er omfattet av hvitvaskingsregelverket, må i tillegg bekrefte hvem kundene deres er.

En ny medarbeider får ofte tilgang til mer enn både datamaskinen, leverandøren og kunden. Ansettelsen kan likevel bygge på opplysninger kandidaten selv har lagt fram, uten at de er bekreftet hos noen andre.

En bakgrunnssjekk bruker det samme sikkerhetsprinsippet på ansettelsen. Opplysningene blir verifisert hos kilden før tilgangen gis, uansett om kandidaten sitter i møterommet eller på andre siden av en skjerm.

Hva en bakgrunnssjekk faktisk kontrollerer

En bakgrunnssjekk blir ofte sett på som en bekreftelse av CV-en. Sett fra et sikkerhetsperspektiv svarer hver del av sjekken på et eget spørsmål.

• Identitet. Er personen den hen sier? Identiteten bekreftes med BankID eller nasjonal eID, eller ved at identitetsdokumentet kontrolleres og sammenlignes med personen som legger det fram. Dette er grunnlaget de andre kontrollene bygger på.
• Utdanning. Er kompetansen reell? Når utdanningen bekreftes direkte hos lærestedet, faller både falske vitnemål og oppdiktede identiteter, fordi de sjelden har en utdanning som lar seg bekrefte.
• Arbeidsforhold. Henger historikken sammen? Tidligere arbeidsgivere kan bekrefte at personen faktisk har jobbet der, i den perioden og i den rollen som er oppgitt.
• Referanser. Er referansen den den utgir seg for å være? En referanse er bare verdt noe hvis det er en reell person som har kjent kandidaten i jobbsammenheng.
• Politiattest. Finnes det forhold som har betydning for stillingen? Politiattest kan kreves der det er hjemmel for det, og gir opplysninger som er relevante for akkurat den rollen.
• Sammenheng i opplysningene. Peker alle opplysningene på samme person? Når navn, utdanning, arbeidshistorikk og referanser henger sammen, er det et godt tegn. Når de ikke gjør det, er det et signal om å stoppe opp.

Kontrollene utfyller hverandre. En oppdiktet identitet har ingen ekte historikk, og faller derfor når utdanning og arbeidsforhold skal bekreftes hos kilden. En stjålet identitet tilhører derimot en virkelig person med en virkelig historikk. Da er det identitetskontrollen som viser om personen dere ansetter, er den samme som opplysningene gjelder, enten ved innlogging med egen BankID eller ved at personen sammenlignes med bildet i legitimasjonen.

Slik tilpasser dere kontrollen til digital rekruttering

Når kandidaten bare møtes på skjerm, bør noen av kontrollpunktene få ekstra oppmerksomhet.

• Kamera på i intervjuet. Et intervju uten bilde gir lite grunnlag for å vite hvem dere snakker med.
• Samme person hele veien. Sørg for at personen i intervjuet, personen på identitetsdokumentet og personen som starter i stillingen, er den samme.
• Dokumenter som kan kontrolleres. Et bilde av et pass eller et vitnemål sendt på e-post sier lite om hvorvidt dokumentet er ekte. Opplysningene bør bekreftes hos den som har utstedt dem.
• Opplysninger som henger sammen. Navn, adresse og bankkonto bør høre til den identiteten kandidaten har oppgitt.
• Kontroll før tilgang. Med hjemmekontor er det fristende å sende utstyr og opprette kontoer tidlig. Vent til kontrollen er gjennomført eller avklart.
• Likt for alle. Det er stillingen og arbeidsformen som avgjør hvor grundig kontrollen skal være, ikke hvem kandidaten er.

Slik hjelper Right Person

• Identitetskontroll. Kandidaten verifiserer seg digitalt med BankID eller nasjonal eID, eller ved dokumentbasert kontroll. Ved dokumentbasert kontroll kontrolleres dokumentets ekthet, og et bilde eller en levendehetssjekk av kandidaten sammenlignes med bildet i dokumentet. Vi støtter ID-dokumenter fra over 200 land og territorier. Les mer om identitetskontroll
• Kontroll mot kilden. Utdanning bekreftes hos lærestedet eller via Vitnemålsportalen. Arbeidsforhold bekreftes direkte med arbeidsgiveren, som regel med HR. Før vi godtar en bekreftelse, kontrollerer vi at personen vi snakker med, faktisk er knyttet til arbeidsstedet. Slik vet dere at opplysningene kommer fra arbeidsgiveren selv.
• Kvalitetssikring før levering. Rapportene gjennomgås av analytikere før de leveres. Politiattester kontrolleres mot politiets dokumentformat for å avdekke endringer.
• Kontroll tilpasset stillingen. Dere velger pakke ut fra hvilke tilganger og hvilket ansvar stillingen har.
• Oversikt underveis. Mens sjekken pågår, kan dere be om en foreløpig rapport som viser hva som er kontrollert, og hva som gjenstår.
• En del av rekrutteringsverktøyet. Right Person er integrert med Grade Jobbnorge, Teamtailor, Jobylon, Hailey HR og Simployer.

Oppsummering

Digital rekruttering og hjemmekontor er kommet for å bli, og gir virksomheter tilgang til flere gode kandidater. Når dere ikke møter personen dere ansetter, kan dere likevel ikke ta for gitt at personen er den hen sier. En bakgrunnssjekk gjør at beslutningen om tilgang bygger på bekreftede opplysninger, og hører derfor hjemme blant virksomhetens sikkerhetstiltak.

En del av Nasjonal sikkerhetsmåned

Denne artikkelen er en del av vårt bidrag til Nasjonal sikkerhetsmåned. Gjennom oktober deler vi én artikkel i uken om hvorfor bakgrunnssjekk er et sikkerhetstiltak.

Årets tema er digital dømmekraft. Det handler om valgene hver enkelt tar i hverdagen, men også om valgene virksomheten tar når den bestemmer hvem som skal få tilgang. Det kalles personellsikkerhet, og det starter i rekrutteringen.

Vår daglig leder Aman Tesfamichael holder også foredraget «Hvem slipper vi inn? Ansettelsen som sikkerhetsbeslutning» gjennom NorSIS’ foredragsdugnad.

Bestill foredraget hos NorSIS

Kilder

• PST, Nordkoreanske IT-arbeidere er fordekt ansatt i norske bedrifter (februar 2026)