Guide og mal for virksomheter som rekrutterer
Rutine for bakgrunnssjekk
Denne guiden er for virksomheter som vil ha en fast og ryddig fremgangsmåte for bakgrunnssjekk ved ansettelse. Første del forklarer hva en bakgrunnssjekk er, og hvorfor den er viktig. Andre del er en mal dere kan fylle ut og bruke som egen rutine.
Hva er en bakgrunnssjekk?
En bakgrunnssjekk er en kontroll av opplysninger en kandidat har oppgitt, og av annen relevant informasjon, før ansettelse eller oppdrag. Den gjøres vanligvis sent i rekrutteringen, når dere har funnet kandidaten dere vil gå videre med.
En bakgrunnssjekk kan bestå av én eller flere av disse kontrollene:
-
Identitetskontroll -
Sjekk av tidligere navn -
Verifisering av utdanning -
Verifisering av arbeidsforhold -
Kontroll av hull i CV -
Referansesjekk -
Åpent kildesøk -
Spesifikke kildesøk -
Næringsinteresser -
Tilknytning til andre land -
Kredittsjekk -
Politiattest, når det er hjemmel i lov
Hvilke kontroller som er relevante, avgjør virksomheten selv ut fra stillingen.
Hvorfor er bakgrunnssjekk viktig?
En ansettelse er en av de viktigste beslutningene en virksomhet tar. Den som ansettes, får tilgang til kolleger, kunder og systemer, og ofte til verdier eller sensitiv informasjon. Likevel bygger beslutningen i stor grad på det kandidaten selv har fortalt i CV, søknad og intervju.
En bakgrunnssjekk gjør at beslutningen ikke hviler på tillit alene. Den kan avdekke opplysninger som ikke stemmer, for eksempel en grad som ikke er fullført, eller en stilling som er beskrevet annerledes enn den var. Like viktig er det at den bekrefter det som stemmer, slik at dere ansetter på et bedre grunnlag.
En fast rutine gir også en bedre prosess for kandidatene. Alle behandles likt, de vet hva som skjer, og funn vurderes på en rettferdig måte.
Slik gjør dere det på en ryddig måte
- 1 Bestem formålet. Hvorfor gjennomfører dere bakgrunnssjekk, og hva skal den bidra til?
- 2 Vurder stillinger og kontroller. Bestem hvilke stillinger som skal sjekkes, og med hvilke kontroller. Bare nødvendige opplysninger skal innhentes.
- 3 Fastsett behandlingsgrunnlag. Ved berettiget interesse bør interesseavveiningen dokumenteres.
- 4 Informer kandidatene. Gjerne allerede i stillingsannonsen, og alltid før sjekken starter.
- 5 Velg gjennomføring. Gjør kontrollene selv, eller bruk en leverandør. Ved leverandør inngås en databehandleravtale.
- 6 Bestem hvordan funn håndteres. La kandidaten forklare seg før det tas en beslutning.
- 7 Fastsett lagringstid. Opplysningene skal ikke lagres lenger enn nødvendig.
- 8 Skriv det ned. Samle alt i en skriftlig rutine, og gjennomgå den jevnlig. Malen i del 2 hjelper dere med dette.
Vanlige feil
- Alle kandidater får samme sjekk, uten at det er vurdert om kontrollene er nødvendige.
- Kandidaten får ikke vite om bakgrunnssjekken før den starter.
- Ingen har ansvar for å vurdere funn, så de blir liggende eller tolkes ulikt.
- Resultater lagres i flere systemer og blir aldri slettet.
Juridisk ramme
Virksomheten er behandlingsansvarlig for bakgrunnssjekken og må ha et behandlingsgrunnlag etter GDPR art. 6. Bare opplysninger som er nødvendige for formålet kan innhentes, jf. art. 5, og kandidaten skal informeres, jf. art. 13 og 14. Arbeidsmiljøloven og likestillings- og diskrimineringsloven begrenser i tillegg hvilke opplysninger arbeidsgiver kan be om fra søkere. Politiattest kan bare kreves når det er hjemmel i lov. Kredittsjekk krever et særskilt behandlingsgrunnlag som arbeidsgiver har vurdert og dokumentert. Biometriske opplysninger ved dokumentbasert identitetskontroll krever i tillegg kandidatens uttrykkelige samtykke, jf. art. 9.
Klar til å lage deres egen rutine?
Malen for egen rutine tar dere gjennom ti steg.
Rutinen skriver seg selv mens dere svarer, og kan lastes ned som PDF.
Gratis mal · 10 steg
Mal for egen rutine
Denne malen hjelper virksomheten med å lage en egen rutine for bakgrunnssjekk ved ansettelse.
Tar ca. 15 minutter. Du får den ferdige rutinen tilsendt som PDF på e‑post.
Lenken er sendt. Sjekk innboksen din.
Del 1 av
10
·
Vi har sendt deg en lenke. Svarene dine er lagret i denne nettleseren.
Momenter å vurdere
- Hvilke oppgaver og hvilket ansvar stillingen har
- Tilgang til verdier, økonomi, systemer eller sensitiv informasjon
- Om stillingen innebærer særlig tillit, for eksempel overfor barn, pasienter eller kunder
- Om lov eller forskrift stiller krav til kontroll, for eksempel krav om politiattest
- Om en mindre inngripende kontroll gir tilstrekkelig grunnlag
Politiattest kan bare kreves når det er hjemmel i lov. Kontroller som kan avdekke opplysninger om straffbare forhold, helse, politisk syn, religion eller lignende krever særskilt vurdering.
Gjør dere kontrollene selv, bør dere vurdere hvem som har kompetanse og tid, hvordan kildene kontaktes, og hvordan resultatene dokumenteres likt for alle kandidater.
Hva
Hvor
Lagringstid
Virksomheten bør unngå å lagre kopier av resultatet flere steder enn nødvendig.
Rutinen deres er klar
En kopi er sendt til
Stilling
Kontroller
(0 valgt)
Hvor
Lagringstid