Er bakgrunnssjekk lovlig i Norge?

Kort svar

Ja, bakgrunnssjekk av jobbsøkere er lovlig i Norge. Men lovligheten ligger ikke i sjekken. Den ligger i at du har en grunn til å gjøre den, at omfanget passer stillingen, og at kandidaten vet hva som skjer.

Ansvaret for alle tre er ditt. I Norge er samtykke det vanligste grunnlaget for bakgrunnssjekk i rekruttering, og kandidaten skal se hvilke sjekker som gjøres før samtykket gis. Et nei skal ikke gi andre konsekvenser enn at sjekken ikke blir gjennomført. Vi gjennomfører sjekken på din bestilling, men det er du som svarer for at grunnlaget holder.

Hva du kan sjekke

Utgangspunktet er at du kan bekrefte det kandidaten selv har oppgitt, og hente inn det stillingen faktisk krever. Utdanning, arbeidsforhold, identitet og næringsinteresser er kurant for de fleste roller.

Grensen går ved nødvendighet, og den flytter seg med ansvaret i stillingen. Skal kandidaten håndtere penger, ha tilgang til sensitive systemer eller jobbe med sårbare mennesker, trenger du å vite mer. Er ansvaret mindre, holder en smalere sjekk. Kjører du samme brede pakke på alle stillinger, mister du begrunnelsen for hver enkelt sjekk, og det er begrunnelsen du blir målt på hvis noen spør.

Kredittsjekk krever mer

Kredittopplysninger sier noe om kandidatens privatøkonomi, og Datatilsynet ser en kredittvurdering som et betydelig inngrep. Derfor er vilkårene strengere: stillingen skal ha en høyere funksjon, den skal innebære et stort økonomisk ansvar, og bare kandidater som er aktuelle i sluttfasen skal kredittsjekkes.

Opplysningene skal slettes når de ikke lenger er nødvendige, normalt når det er klart at kandidaten ikke går videre, og når du ikke lenger trenger å dokumentere valget ditt. Dette er også et område der tilsynet håndhever. Datatilsynet har gitt flere virksomheter gebyr for kredittvurdering uten gyldig grunn.

Politiattest krever hjemmel

Politiet utleverer bare vandelsopplysninger når lov eller forskrift åpner for det, typisk i stillinger som innebærer arbeid med barn, helse eller vakthold. Har du ikke hjemmel, kan du ikke kreve attest, og du kan heller ikke be kandidaten om en egenerklæring om at det ikke er noe registrert. Egenerklæring er ingen lovlig omvei.

Der du har hjemmel, bestiller kandidaten attesten selv og viser den til deg. Du kan ikke søke på kandidatens vegne. Og kreves politiattest for stillingen, bør det stå i utlysningen, ikke komme opp i siste samtale.

Kandidatens rettigheter

Kandidaten kan se hva som er registrert, få rettet det som er feil, og kreve sletting når opplysningene ikke lenger er nødvendige.

Så kommer det som ikke står som en rettighet, men som følger av at behandlingen skal være rettferdig: kandidaten skal få forklare seg om det sjekken avdekker, før du konkluderer. Det er også den enkleste måten å unngå at et avvik blir feiltolket.

Det som ikke er avklart

Datatilsynets veiledning dekker i dag kredittvurdering og politiattest. For de øvrige sjekkene finnes det lite offentlig veiledning, og fagmiljøet er ikke enig om hvilket grunnlag som er det riktige.

Det gjør ikke bakgrunnssjekk ulovlig, men det legger vurderingen på deg. Du må kunne begrunne omfanget for den enkelte stillingen, og begrunnelsen bør være skrevet ned før du bestiller.

Slik gjør vi det

Kandidaten ser hvilke sjekker som skal gjennomføres, samtykker digitalt og bekrefter identiteten med BankID. Ingenting starter før det er gjort. For politiattest og kredittsjekk må du selv vurdere om vilkårene er oppfylt, siden det er du som kjenner stillingen.

En analytiker går gjennom hver rapport før den sendes, så du får kvalitetssikrede fakta og kandidatens egen forklaring. Vi tar ikke stilling til om et funn er diskvalifiserende, den vurderingen er din. Data knyttet til bakgrunnssjekken lagres i maksimalt 12 måneder og slettes deretter automatisk.

Skal du sette opp en sjekk i praksis, har vi skrevet en egen gjennomgang av bakgrunnssjekk ved ansettelse.

Kilder

Datatilsynet:

• Før ansettelse - bakgrunnsundersøkelser
• Kredittvurdering av arbeidssøkere
• Vandelskontroll og politiattest
• Til den som bestiller en kredittvurdering

Personvernforordningen på Lovdata:

• Artikkel 5, prinsipper for behandling av personopplysninger
• Artikkel 6, behandlingens lovlighet
• Artikkel 7, vilkår for samtykke
• Artikkel 15, rett til innsyn
• Artikkel 16, rett til retting
• Artikkel 17, rett til sletting

Politiattest reguleres av politiregisterloven kapittel 7.