Ansvarig för belastningsregisterutdrag: roll, uppgifter och verktyg

Vem är ansvarig för belastningsregisterutdrag?

Ansvarig för belastningsregisterutdrag är den person i klubben eller organisationen som har det praktiska och dagliga ansvaret för att alla som arbetar med barn och unga har uppvisat uppdaterat belastningsregisterutdrag. Det är styrelsen som utser personen, och styrelsen har också det övergripande ansvaret för att kraven följs.

En ersättare bör också utses för att täcka frånvaro. Styrelsen ska alltid kunna dokumentera vem som är ansvarig för belastningsregisterutdrag.

Vad är uppgifterna?

Rollen omfattar fyra huvudansvar:

• Hålla översikt - över vem som måste uppvisa belastningsregisterutdrag, inklusive alla som ändrar ansvarsområden och behöver nytt utdrag.
• Ha ett system - ett säkert, GDPR-anpassat register över vem som har uppvisat utdrag, datum, befattning och uppföljning. Själva utdraget ska behållas av sökanden.
• Ge utbildning - instruera tränare och volontärer om hur de ansöker, och att ändamålsbrevet är korrekt ifyllt. För personer under 18 måste vårdnadshavares underskrift inhämtas.
• Kontroll och verifiering - kontrollera att utdraget är utan anmärkningar, och att det inte är äldre än 3 månader.

Tystnadsplikt och dataskydd

Endast ansvarig för belastningsregisterutdrag, ersättare och eventuellt styrelsens ordförande ska känna till innehållet i belastningsregisterutdragen. Dessa har tystnadsplikt enligt norsk polisregisterlag. Själva utdraget ska aldrig lagras i klubbens system - det stannar hos sökanden.

Vanliga utmaningar

Många klubbar har rollen formellt på plats, men upplever problem i praktiken: excel-ark som blir inaktuella, bristande uppföljning vid förnyelse, fel i ändamålsbrev som leder till avvisade ansökningar, och osäkerhet om vilken befattningskategori som kräver vilken typ av utdrag.

Hur Right Person stödjer ansvarig för belastningsregisterutdrag

1. Central instrumentpanel för hela klubben. Alla kandidater, status, utgångsdatum och uppföljning på ett ställe - inga manuella excel-ark.
2. Automatiska ändamålsbrev. Systemet fyller i rätt brev för varje befattningstyp - den ansvariga slipper komma ihåg vilken lagstiftning som gäller.
3. Påminnelser och förnyelse. Right Person varnar dig innan utdrag går ut och kan utlösa ny ansökan automatiskt när en tränare byter roll.
4. GDPR-säker loggning. All aktivitet loggas med tidsstämpel och audit trail - redo för intern kontroll eller krav från förbund/tillsynsmyndighet.